Compliance

Compliance

Dans un contexte légal et réglementaire de plus en plus complexe et un environnement professionnel changeant, la conformité joue un rôle de plus en plus important dans le monde de l'entreprise.

Nous nous engageons à mener nos activités et à poursuivre nos objectifs commerciaux dans le respect de la loi et des normes éthiques les plus strictes. A cette fin, le Groupe Proximus a adopté un Code de Conduite et a défini une politique de conformité.

Le Code de Conduite est consacré aux valeurs et à l’identité du Groupe Proximus. Il vise à inspirer les attitudes et le comportement des collaborateurs du Groupe Proximus au quotidien dans chacune de leurs actions. Les principes généraux définis dans le Code de Conduite – qui n'est donc pas exhaustif – sont détaillés dans plusieurs règlements spécifiques qui complètent le Code de Conduite sur des points particuliers et dont le respect s’impose à l’ensemble des collaborateurs du Groupe Proximus.

Outre le Code de Conduite, la politique de conformité du Groupe Proximus vise à promouvoir à tous les niveaux le comportement éthique, le respect des valeurs et le respect des lois et des règlements internes et externes, à prévenir les comportements illégaux ou contraires à l’éthique et à assurer une réponse adéquate au cas où de tels comportements étaient avérés.

Le Compliance Office est chargé de coordonner les activités menées au sein du Groupe en matière de conformité (expliquer les règles en vigueur, fournir les outils nécessaires pour encourager la conformité et assurer une approche cohérente de la conformité).


Le Code de Conduite & les règlements

Code de conduite de Proximus

Le nouveau Code de Conduite est disponible ici. Il remplace le Code de conduite adopté par Proximus en décembre 2009. Il s’applique à toutes les activités et à tous les collaborateurs du Groupe Proximus.

Le Code de conduite de Proximus reflète les règles et principes fondamentaux sur lesquels repose notre engagement à être une entreprise socialement responsable. Nous sommes convaincus que la qualité des résultats doit se doubler d’un souci d’intégrité, si nous voulons vraiment contribuer au développement économique, social et écologique de la société. Le comportement éthique ne se limite pas au respect du texte du Code de conduite. Il est un résumé des principaux principes et n’est donc pas exhaustif. Les principes et les règles repris dans le Code de Conduite sont développés plus en détail dans les différentes policies internes et procédures. En voici quelques exemples, choisis pour leur importance et la généralité de leur champ d’application :

Le Dealing Code

Ce règlement vise à éviter les délits d’initiés et la manipulation du marché. Il prévoit des modalités précises à respecter par les dirigeants et les employés du Groupe Proximus qui envisagent de réaliser des transactions boursières sur les titres de Proximus ou d’autres sociétés de télécommunication.

Le règlement sur le « Chinese wall » et le droit de la concurrence

Ce règlement vise à assurer le respect au sein du Groupe Proximus des règles visant à maintenir une saine concurrence entre les opérateurs de télécommunication. D’une part, il organise une séparation étanche entre les activités « wholesale » et les activités « retail ». En effet, Proximus, du fait de sa position historique sur le marché des télécommunications, est tenue d’offrir un accès à son réseau aux autres opérateurs qui veulent offrir des produits et services de télécommunication en Belgique.
Par conséquent, nous avons conclu des accords d’interconnexion avec les autres opérateurs et nous offrons en « wholesale » des produits et services. Cela nous donne nécessairement accès à des informations sur le trafic qui passe via notre réseau et sur les produits et services offerts par les autres opérateurs.
Ces informations, obtenues dans le cadre de notre activité « wholeseale », ne  peuvent bien entendu en aucun cas servir à favoriser  nos activités « retail ». C’est la raison pour laquelle il existe une séparation étanche (« Chinese wall »)  entre les informations « wholesale » et les unités « retail ». Le règlement décrit l’organisation de ce « Chinese wall ».
D’autre part, le règlement vise à assurer le respect des règles générales du droit de la concurrence, tant au niveau belge qu’au niveau européen. Cette partie du règlement concerne tous les membres du personnel détenant un pouvoir de décision en rapport avec la concurrence, les clients ou les fournisseurs, ou entrant en contact avec eux.

Le règlement sur le cadre réglementaire de Proximus

En tant qu’entreprise publique autonome dans le secteur des télécommunications, nous sommes soumis à de nombreuses lois et notamment à la loi du 30 juin 2005 transposant le cadre européen relatif aux communications électroniques. Le règlement consacré à ce cadre réglementaire décrit les droits et les obligations du Groupe Proximus dans ce domaine. Le respect de ces règles par l’ensemble du personnel du Groupe Proximus revêt une importance capitale.

Le règlement sur les conflits d’intérêt

Dans l’exercice de leurs fonctions ou dans leur vie privée, les membres du personnel du Groupe Proximus peuvent être confrontés à des situations où leurs intérêts personnels sont en conflit avec l’intérêt du Groupe Proximus. Le règlement sur les conflits d’intérêts donne un aperçu de ces situations, fournit des lignes directrices permettant de les reconnaître et de les éviter et définit les règles qu’il convient de respecter lorsqu’un tel conflit se présente.  Le principe de base est que les membres du personnel doivent toujours agir dans le sens des intérêts du Groupe Proximus. Le respect de ce principe est particulièrement important dans le cadre des relations avec nos fournisseurs. Il est essentiel que les fournisseurs, en compétition les uns avec les autres pour entrer en relation d'affaires avec le Groupe Proximus, puissent se fier à l'intégrité du processus de sélection.

Le règlement sur le respect de la vie privée

Le respect du secret des télécommunications et de la vie privée de nos clients n’est pas seulement une obligation légale, il est aussi déterminant pour gagner et conserver leur confiance. Le règlement sur le respect de la vie privée comporte des instructions destinées à protéger le secret des télécommunications et à traiter les données à caractère personnel contenues dans des banques de données conformément aux exigences légales.

Le règlement sur l’environnement

Proximus a fait le choix de se comporter en entreprise citoyenne et d’adopter une attitude responsable vis-à-vis des problèmes environnementaux. Nous avons défini une politique en matière d'environnement qui est traduite dans un règlement.

Droits de l’homme

Notre Code de Conduite, nos valeurs et nos comportements s’inspirent par ailleurs de principes fondamentaux tels que ceux de la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme des Nations Unies, de la Convention Européenne des Droits de l’Homme et de la Convention des Nations Unies sur les Droits de l’enfant.

La corruption

Comme mentionné dans notre Code de Conduite, le Groupe Proximus interdit toute forme de corruption. De nombreux règlements internes abordent cette problématique notamment notre règlement sur les relations du Groupe Proximus avec les autorités publiques ou politiques, notre règlement sur les conflits d’intérêt qui couvre en plus du point soulevé ci-dessus le respect de certaines règles en matière de cadeaux et d’hospitalité et enfin notre règlement sur les achats qui couvre nos relations avec nos fournisseurs. Nous avons également développé une charte éthique que tous nos fournisseurs doivent accepter.


Le Compliance Office

La mission du Compliance Office

La mission du Compliance Office est d’animer la politique de conformité du Groupe Proximus. Cette politique consiste à promouvoir à tous les niveaux le comportement éthique, le respect des valeurs et le respect des lois et des règlements internes et externes, à prévenir les comportements illégaux ou contraires à l’éthique et à assurer une réponse adéquate au cas où de tels comportements étaient avérés.

Afin d'améliorer la visibilité de la stratégie de conformité le Compliance Office oriente ses efforts dans les domaines suivantes:

Clarté, accessibilité et cohérence des règles 

Le Compliance Office vise à améliorer en permanence la formulation des règles en vigueur au sein du Groupe Proximus afin de les rendre claires, simples et intelligibles. Il s’efforce de faciliter l’accès aux différents règlements et d’assurer que les différents règlements internes forment un ensemble cohérent.

Connaissance des règles

Le Compliance Office met en place des actions de communication et de formation (manuels, e-learnings, affiches, …) pour assurer que les acteurs sur le terrain aient connaissance des règles internes et externes qui s’appliquent à leur activité et pour les aider à traduire ces règles en procédures et comportements adaptés. Le Compliance Office réalise également une mise à jour annuelle de ces règlements et procédures.

Gestion du risque de non-conformité 

A partir d’une évaluation périodique et systématique des risques de non-conformité dans l’ensemble du Groupe Proximus, le Compliance Office élabore des stratégies de prévention en collaboration avec les entités concernées.

Intervention en cas de non-conformité

Enfin, le Compliance Office intervient lorsqu’une situation de non-conformité est avérée (voir infra: procédure sonnette d'alarme).

La gouvernance du Compliance Office

Le Compliance Office est dirigé par le Director Legal & Compliance, qui rend directement compte au Chief Corporate Affairs Officer et est directement responsable devant le Président du Comité d’Audit et de Supervision. Ce Comité est chargé d’assister et de conseiller le Conseil d’Administration dans le cadre du contrôle du respect par la société des exigences légales et réglementaires et du respect du Code de Conduite.


La procédure de sonnette d’alarme

Le Groupe Proximus a mis en place une procédure de « sonnette d’alarme » permettant à ses employés ou à des externes de rapporter au Compliance Office toute infraction au Code de Conduite, à la loi ou aux règlements externes et internes.