Comment collaborer avec nous

Comment collaborer avec nous

Dans cette boîte à outils, vous trouverez des informations ainsi que des documents susceptibles de vous être utiles pour remplir vos engagements envers le Groupe Proximus quand vous fournissez des produits ou services.


e-Sourcing

L'outil e-Sourcing n'est plus disponible depuis le 1er janvier 2016. Si vos données de fournisseurs ont été modifiées, nous vous invitons alors à envoyer un e-mail à PRO.MDM@proximus.com en mettant votre buyer Proximus en cc de votre mail.


e-Signature

À partir du 21 novembre 2016, les accords entre Procurement et les Fournisseurs seront signés de manière électronique sécurisée, en utilisant la plate-forme ADOBE Sign.

Pour plus d'informations, veuillez trouver ici un court manuel explicatif ou consulter votre Buyer chez Proximus. 


Contrats et commandes

Ces documents servent de base à toute collaboration et peuvent être adaptés en fonction de votre domaine d'affaires.
Ils n'engagent aucunement Proximus.


Livraisons

Conditions de livraison

L'objectif consiste à donner au fournisseur de Proximus les directives à suivre pour préparer et exécuter ses livraisons. Ces directives, à savoir les exigences en matière de livraison, comprennent la procédure de livraison pratique, les spécifications formelles relatives aux documents de livraison et les techniques de conditionnement et d'identification des marchandises.

Afin de permettre au processus de réception des marchandises de se dérouler sans encombre et de façon fluide et sécurisée, il est capital que le fournisseur applique à la lettre les exigences en matière de livraison, tant dans l'intérêt de Proximus que dans le sien. Une livraison correcte est en effet synonyme de réception correcte des marchandises et dès lors de paiement correct des factures dans les délais prescrits. Les collaborateurs de Proximus chargés de la réception des marchandises contrôlent les livraisons sur base de ces conditions de livraison. En cas de non-respect de ces exigences, le processus de réception et le traitement des marchandises s'en trouveront ralentis.

Une livraison non-conforme peut être, le cas échéant, refusée. En tout état de cause, elle influencera l'appréciation par Proximus des prestations du fournisseur.

Le matériel doit être livré dans des emballages conformément aux prescriptions en vigueur.
Les emballages doivent offrir une protection suffisante - dans un environnement raisonnablement sec et non chauffé - pour une manipulation normale lors du chargement,  du déchargement, du stockage et de l'expédition.

Le type, le numéro de fabrication, la date (ou semaine) de fabrication et le numéro d'article de Proximus doivent être visibles sur chaque unité ainsi que sur les prototypes éventuels.
Lorsque le matériel existe en plusieurs versions (par exemple la version logicielle en EPROM), chaque version devra être clairement identifiable : nouveau numéro d'identification, numéro de la version ou label sur l'EPROM. A la demande de Proximus, le fournisseur apposera un code à barres (EAN 13) sur l'emballage.

Le fournisseur se conformera à toutes les directives pertinentes de l'Union Européenne concernant les emballages.

La livraison des fournitures à Proximus peut être effectuée dans différents lieux. Le lieu de livraison est mentionné sur chaque bon de commande et dans tous les contrats.

Proximus Group Distribution Center (PDC) - Courcelles

Le magasin central de Proximus est opérationnel depuis septembre 2011. Appelé Proximus Distribution Center (PDC), ce complexe est situé dans la rue de Liège 70 à 6180 Courcelles, à une soixantaine de kilomètres au sud de Bruxelles.

Proximus Outside Infrastructure Distribution Center (OIDC) à Flawinne

Proximus dispose depuis quelques années d'un magasin national pour l'entreposage des câbles de cuivre, des câbles à fibre optique et autres produits volumineux apparentés. Baptisé Proximus Outside Infrastructure Distribution Center Flawinne, ce complexe se situe dans la zone industrielle de Flawinne, à environ 5 km au sud de Namur.
Cet endroit est entièrement exploité par du personnel de Proximus et fait également office de centre de distribution.


Travaux et installations de câblage

Les extensions et la maintenance du réseau de télécommunication de Proximus nécessitent des travaux spécifiques. Etant donné la complexité de la technologie, seuls les entrepreneurs agréés sont autorisés à réaliser ces travaux.

Procurement et les services techniques de Proximus mettent à la disposition des entrepreneurs les consignes de sécurité de Proximus qui sont applicables lors de ce type de travaux.

Tous ces documents servent de base à la coopération et peuvent être modifiés ou adaptés, sauf le plan de sécurité et de santé, en fonction des activités du prestataire de service. Ils ne représentent en aucun cas un quelconque engagement de la part de Proximus.

Sécurité et santé


Facturation

Le fournisseur ne peut établir la facture qu'après la reception des biens ou des services par Proximus, sauf stipulation contraire dans un contrat de livraison distinct.

Les factures seront payées en fonction des accords convenus et/ou conformément aux conditions générales de Proximus.

Les factures seront fournies conformément à la législation belge.

Les factures doivent comporter les informations suivantes :

  • Numéro de la commande (= numéro PO) et/ou numéro du Cost Centre (= numéro CC)
  • Nom en toutes lettres, adresse et numéro de T.V.A. du fournisseur et de Proximus ;
  • Date d'émission de la facture, date de livraison ;
  • Description. Quantités et valeurs respectives des éléments facturés.
  • Chaque facture ne peut faire référence qu'à un seul bon de commande.
  • Proximus n'accepte pas les factures partielles, sauf accord contraire.

En l'absence des informations susmentionnées, les factures ne seront pas traitées, mais seront rejetées et renvoyées!

Les Factures avec les fautes suivantes ne seront pas traitées, rejetées et retournées!

  • facture incorrecte;
  • le numéro de TVA Fournisseur est différent du numéro de TVA sur le PO;
  • numéro de commande incorrect ou manquant;
  • quantité différente vis à vis du PO;
  • articles supplémentaires qui ne sont pas sur le PO;
  • le PO ou des articles sont obsolètes / ont été supprimés;
  • PO est déjà facturé;
  • lorsque la réception de la marchandise ou du service a été refusée;
  • lorsque la différence de prix dépasse les seuils internes.

Une facture fautive doit être remplacer par une nouvelle facture et la note de crédit de la facture fautive doit rester à la comptabilité du fournisseur!

Veuillez adresser vos questions et demandes d’informations supplémentaires à apc.helpdesk@proximus.com.

 

Procédure d’envoie des factures :

Par e-mail au format PDF :

Cette facilité est soumise aux règles suivantes :

  • Seules les factures, notes de débit et notes de crédits peuvent être envoyées ;
  • Facture = 1 fichier PDF (annexe incluse, le cas échéant) ;
  • Un e-mail peut comprendre plus d'une facture PDF, mais ne peut contenir plus de 1 MB ;
  • La facture PDF ne peut comprendre plus de 10 pages ;
  • La facture PDF établie pour un numéro de bon de commande (= PO) commençant par 75 doit être envoyée à APC.PDF.TEL.invoices@proximus.com ;
  • La facture PDF pour le numéro de T.V.A. BE 0202.239.951 (= Proximus) doit être envoyée à APC.PDF.BGC.invoices@proximus.com ;
  • La facture PDF pour le numéro de T.V.A. BE 0875.092.626 (=SIA-Skynet !motions Activities) doit être envoyée à APC.PDF.SIA.invoices@proximus.com ;
  • La facture PDF pour le numéro de T.V.A. BE 0477.931.965 (=IMMO-Connectlmmo) doit être envoyée à APC.PDF. IMMO.invoices@proximus.com ;
  • L'e-mail ne peut être envoyé qu’une seule fois ;
  • N'envoyez pas auqune copie papier ;

Tous les autres documents et questions (tels que les relevés et/ou demandes d'information) sont à adresser à apc.helpdesk@proximus.com.

 


Formulaire pour encodage de liste de prix Proximus EBU