Een verantwoorde toeleveringsketen

Een verantwoorde toeleveringsketen

Onze aanpak

Onze aanpak bestaat erin overal in de toeleveringsketen de maatschappelijke en milieunormen op te trekken door samen te werken met onze rechtstreekse leveranciers om hun prestaties op het vlak van maatschappelijk verantwoord ondernemen en hun eigen beheer van de toeleveringsketen te verbeteren, en tegelijk onze eigen efficiëntie te verhogen. Door onze MVO-normen in te bedden in onze aankoopprocessen kunnen wij onze reputatie hoog houden en een daadwerkelijk verschil maken voor de gemeenschappen waarin onze leveranciers actief zijn.

Het aankoopbeleid is een belangrijk element in het engagement van Proximus als bedrijf. De aankoopdienst wil ervoor zorgen dat leveranciers bij de levering van hun producten en diensten meer doen dan louter hun wettelijke verplichtingen vervullen door sociale, maatschappelijke, ethische en duurzame aspecten een plaats te geven. We moedigen onze leveranciers ook aan ervoor te zorgen dat hun eigen leveranciers op dezelfde manier omgaan met maatschappelijk verantwoord ondernemen.

De procedure voor de selectie van Proximus-leveranciers berust op een aantal vooraf bepaalde criteria in het kader van de Business Principles of Procurement. Deze selectiecriteria omvatten nu ook de MVO-vereisten die in de MVO-clausule worden uiteengezet.

Onze code is gebaseerd op de volgende internationale normen:

  • De Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties
  • De conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO)

Clausule voor een verantwoorde toeleveringsketen (MVO)

De Ethische aankoopcode werd opgesteld om veilige en eerlijke werkomstandigheden te promoten en de verantwoordelijkheden op het vlak van maatschappij en milieu na te komen:

  1. Naleving van de wet
  2. Kinderarbeid
  3. Dwangarbeid
  4. Veiligheid en gezondheid
  5. Vrijheid van vereniging
  6. Discriminatie
  7. Tuchtsancties
  8. Werkuren
  9. Lonen
  10. Individueel gedrag
  11. Milieu

Deze code wordt als bijlage bij bestaande en nieuwe contracten gevoegd in de vorm van een verplicht addendum dat door de leveranciers moet worden ondertekend als bevestiging van hun engagement.

Gemeenschappelijke aanpak van de sector

Sinds 2010 gebruiken we een extern platform (EcoVadis) dat onze leveranciers een tool biedt om hun prestaties op het vlak van MVO te meten en overlapping te vermijden. Dit platform biedt de volgende mogelijkheden:

  • de MVO-informatie van onze belangrijkste leveranciers en highriskleveranciers verzamelen in een algemene gestandaardiseerde tool;
  • de resultaten van de zelfevaluatievragenlijst (SAQ - Self Assessment Questionnaire) evalueren en herzien/valideren;
  • de “best practices” consulteren per onderwerp om te helpen een verbeteringsplan op te stellen om de MVO-normen te verhogen.

Een gemeenschappelijke auditbenadering

Sinds september 2011 maakt Proximus deel uit van de JAC (Joint Audit Cooperation), samen met Deutsche Telecom, Orange, Telecom Italia, KPN, Swisscom, Telenor, TeliaSonera, Verizon en Vodafone. De MVO-audits worden uitgevoerd door derden in de gebouwen van de leveranciers.

De resultaten van de audits worden gedeeld met de leden van de JAC, wat de nodige kostenefficiëntie waarborgt. Conform specifieke vertrouwelijkheidsovereenkomsten wordt de toegang tot die resultaten echter beperkt tot de leden van de JAC enerzijds en de individuele, geauditeerde leveranciers anderzijds.

Onze lokale aanwezigheid

Bijna 90% van onze leveranciers zijn gevestigd in België en onze leveranciersdatabank telt verscheidene beschutte werkplaatsen.


MVO opnemen als aankoop- en selectiecriterium

MVO-kwalificatieproces

Ons doel om de MVO-normen van onze leveranciers op te trekken wordt vertaald in het onderstaande kwalificatieproces.

Implementatie strategie en selectiecriterium

Supplier CSR risk management
Activity & country risk JAC CSR Audit & CAP’s
All preselected suppliers RSE Ecovadis Scorecard
< 45 reassessment invitation Y+ 1
>=45 reassessment invitation Y+ 2
>= 65 reassessment invitation Y+ 3
VPM
Severe Activity risk >= 125k €
CSR high performers (>=65) (3y)
CSR good performers (>=45) (2y)
CSR low performers (>=65) (3y)
Other risks (Product…) (Buyer advice)
Contract not ending Year Y or Y+1
Preselection by Proximus with risk based approach
All existing & new suppliers

Contracting process :

  • CSR Clause
All potential suppliers

RfX process:

  • Home-made CSR questionnaire
  • CSR EcoVadis scorecard (buyer decision)

Process & KPI’s

Proces KPI
1. Algemene organisatie van de aankopen
  • Totale bedrag van de jaarlijkse aankopen (KPI GRI G4-12)
  • Totale bedrag van de jaarlijkse lokale aankopen (België) (KPI GRI G4-12)
  • % van de jaarlijkse uitgaven per land / Totaal van de jaarlijkse aankopen (KPI GRI G4-12)
  • Aantal leveranciers per type / Totale aantal (KPI GRI G4-12)
  • Aantal Belgische leveranciers / Totale aantal leveranciers (KPI GRI G4-EC9)
  • Aantal leveranciers per land / Totale aantal leveranciers (KPI GRI G4-EC9)
2.Aankoopproces via RFx
  • Alle leveranciers vullen de [CSR Pre-Qualification Questionnaire] in (snelle interne evaluatie met lichte controle, dus beperkte evaluatie tot een max. score van 30%).
 
  • Leveranciers die dat wensen (optioneel) kunnen een meer betrouwbare score toegekend krijgen met een max. score van 100%, indien ze zich onderwerpen aan een professionele externe evaluatie (EcoVadis-scorecard).
 
  • MVO heeft een gewicht van 10% in de selectie van leveranciers.
 
3. Contractueel proces
De [MVO-clausule] van Proximus moet verplicht worden opgenomen in het contract. % van de contracten gedocumenteerd als contract met een MVO-clausule
4. Proces betreffende het jaarlijkse risicobeheer van onze leveranciersportefeuille
 
4.1 MVO-scorecard (zelfevaluatie aan de hand van de EcoVadis-vragenlijst)
  • Een risicobenadering bepaalt welke leveranciers potentieel een groot risico vormen (rekening houdend met diverse factoren, zoals het totale jaarlijkse aankoopbedrag >= € 125K, de sector, de MVO-eigenschappen van de aan te kopen producten/diensten, de systematische aanwezigheid van onze topleveranciers, ongeacht het risiconiveau, enz.).
  • Aantal leveranciers die werkelijk geëvalueerd zijn door EcoVadis tijdens de jaarlijkse campagne
  • % van door EcoVadis geëvalueerde leveranciers op het totale aantal leveranciers die betrokken zijn bij de jaarlijkse MVO-campagne van Proximus (succespercentage)
  • De voor de jaarlijkse campagne geselecteerde leveranciers worden uitgenodigd om zich via EcoVadis door Proximus te laten evalueren (Evaluatieprocedure).
  • Aantal leveranciers per industriële activiteitensector (ISIC) per risiconiveau/totale aantal leveranciers (KPI GRI G4-12)
  • Aantal leveranciers met een potentiële impact op de sociale aspecten, veiligheid en gezondheid (KPI GRI G4-LA14)
  • Aantal leveranciers met een potentiële impact op het milieu (KPI GRI G4-EN32)
  • Een EcoVadis-scorecard is in principe een jaar geldig (zie ook 'periodiciteit van de evaluatie' hieronder).
 

Periodiciteit van de evaluatie:

  • Jaarlijkse evaluatie van al onze topleveranciers, ongeacht de behaalde score
  • Leveranciers met een score van < 45 op het einde van een campagne worden uitgenodigd om zich het volgende jaar opnieuw te laten evalueren (wanneer zij correctieve acties hebben ondernomen om verbetering mogelijk te maken). 
  • Tweejaarlijkse evaluatie van onze leveranciers met een score tussen 45 en 64
  • Driejaarlijkse evaluatie van onze leveranciers met een score van ten minste 65
  • % en aantal leveranciers beschouwd als medium en high risk (score van < 45) op het totale aantal geëvalueerde leveranciers tijdens de jaarlijkse campagne
4.2 MVO-audits (ter plaatse)
  • Op basis van het activiteitentype en de locatie van de productieactiviteiten vormen de gemeenschappelijke leveranciers van de leden van de Joint Audit Cooperation (tien telecomoperatoren) het voorwerp van onsite audits, voornamelijk in Azië (China, India) door elk lid van de JAC. De resultaten worden gedeeld door de leden van de JAC.
  • Aantal audits die jaarlijks onsite worden uitgevoerd door de JAC
  • Aantal audits die jaarlijks onsite ten laste van Proximus worden uitgevoerd in het kader van de JAC (Joint Audit Cooperation: vereniging van telecomoperatoren die voornamelijk in Azië de fabrieken van gemeenschappelijke leveranciers auditeren)
  • Corrigerende acties (actieplan) zijn desgevallend vereist.
  • Aantal tijdens het jaar afgesloten CAP's (corrigerende actiepunten) op het totale aantal CAP's dat jaar

Jaarlijkse evaluatie van de leveranciers (MVO-campagne)

Om zeker te zijn dat onze programma's voor de evaluatie van onze leveranciers verlopen volgens onze eigen waarden, ons engagement ten opzichte van onze eigen klanten en de verwachtingen van de markt, evalueren we onze leveranciers via EcoVadis. EcoVadis gebruikt een softwareplatform dat is toegespitst op de toeleveringsketen en waarmee de prestaties van onze leveranciers op sociaal en milieugebied kunnen worden beheerd. Zo kunnen we de MVO-risico's verminderen en tegelijk duurzame vernieuwing ondersteunen.

Indien u een van onze leveranciers bent, gelieve de brochure voor duurzame aankopen (bestand te veranderen) te lezen, om meer inzicht te krijgen in onze MVO-aanpak en de EcoVadis-oplossing.

MVO inbedden in onze selectie van producten en diensten

We nemen MVO op in de selectiecriteria voor onze offerteaanvragen. We kennen het een minimale weging toe van 10%.

We voegen duurzaamheidscriteria toe aan onze offerteaanvragen, die standaard een specifiek MVO-deel bevatten (evaluatie van de globale MVO-performantie van een bedrijf, inclusief de evaluatie van de duurzaamheid van zijn producten en diensten).

MVO inbedden in onze dagelijkse activiteiten

We volgen incidenten op en vragen onze leveranciers de nodige acties te ondernemen.

We nemen MVO op in onze aankoopplannen en de scorecards voor onze leveranciers ('vendor performance management'-scorecards).

We organiseren meetings rond MVO-benchmarking met strategische en niet-strategische leveranciers om best practices te delen.

Onze jaarlijkse objectieven en engagementen inzake MVO worden opgenomen in het Proximus-jaarverslag.  In het CSR-beheerscomité en het Proximus Management Committee worden regelmatig tussentijdse rapporten gepresenteerd.


Investment Recovery & Waste

De Proximus Groep beschikt over gespecialiseerde teams voor de ecologische en economische optimalisering van surplus- en afvalstromen. Deze teams hebben een grondige kennis van de milieuwetgeving, de richtlijn inzake afgedankte elektrische en elektronische apparatuur (Waste Electrical and Electronic Equipment Directive of WEEE-richtlijn) en de globale markt voor surplusverkoop.

Surplusgoederenmodel (Surplus Asset Model)

De Proximus Groep maakt sinds verscheidene jaren gebruik van het Surplus Asset Model. Het model laat op basis van de 'Ladder van Lansink' zien hoe de Groep zijn surplussen in vier aparte hoofdstromen opdeelt: surplus aan nieuwe materialen, surplus aan gebruikt materiaal, recyclagemateriaal en afval. Deze benadering is ook in overeenstemming met de WEEE-richtlijn.

Door dit model te gebruiken, kan worden gegarandeerd dat de financiële belangen in overeenstemming zijn met de milieubelangen. Zo is afvalpreventie goed voor het milieu en levert het tegelijk een besparing op.

Als afval ondanks alles niet vermeden kan worden, proberen we het materiaal te hergebruiken (intern of extern).

Andere opties zijn recyclage, verbranding (met of zonder energierecuperatie) en, in laatste instantie, storten.

Hoe lager de positie van het materiaal in het model, hoe minder interessant het is voor het milieu en voor de financiën van Proximus.

We motiveren onze leveranciers om bij het ontwerpen en selecteren van materialen rekening te houden met de bestemming ervan op het einde van de levenscyclus.


ROHS-richtlijn (beperking van het gebruik van gevaarlijke stoffen)

Het Koninklijk Besluit van 12 oktober 2004 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad van 20 oktober 2004, gewijzigd door het Koninklijk Besluit van 14 juni 2006 (gepubliceerd op 22 juni 2006), van 10 december 2007 (gepubliceerd op 18 december 2007) en van 2 juli 2009 (gepubliceerd op 17 juli 2009) inzake het voorkomen van bepaalde gevaarlijke stoffen in elektrische en elektronische apparatuur, legt de fabrikanten drie verplichtingen op.

Eerste verplichting

Sinds 1 juli 2006 is het verboden om nieuwe IT- of telecommunicatieapparatuur, games of entertainmentmateriaal met lood, kwik, cadmium, hexavalent chroom, polybroombifenylen (PBB's) en polybroomdifenylethers (PBDE's) te commercialiseren.

Uitzonderingen:

  • elektrische en elektronische apparatuur die voor 1 juli 2006 op de Europese gemeenschappelijke markt werd gebracht;
  • wisselstukken voor de reparatie en de wederindienststelling van elektrische en elektronische apparatuur, speelgoed en entertainmentmateriaal dat voor 1 juli 2006 op de gemeenschappelijke Europese markt werd gebracht;
  • toepassingen van bijlage III van het Koninklijk Besluit van 12 oktober 2004.

Wat wordt bedoeld met IT- en telecommunicatieapparatuur?

  • Computers
  • Tablets
  • Printers
  • Kopieermachines
  • Faxen
  • Telefoons
  • Betaaltelefoons
  • Draadloze telefoons
  • Mobiele telefoons
  • Antwoordapparaten
  • Elk ander product of apparaat voor het versturen van geluid, beelden of andere informatie via telecommunicatie
  • Draagbare consoles voor videogames en videogames

Tweede verplichting

De fabrikanten dienen de nodige maatregelen te nemen om gebruikers van elektrische of elektronische apparaten voor privédoeleinden via gebruikershandleidingen de nodige informatie te bezorgen over:

  • het verbod om AEEA (afgedankte elektrische en elektronische apparaten) weg te gooien als restafval en de verplichting deze apart te verzamelen;
  • de beschikbare systemen voor het terugbrengen en inzamelen van dergelijk afval;
  • hun bijdrage tot het hergebruik, de recyclage en andere vormen van recuperatie van AEEA;
  • de potentiële effecten van gevaarlijke substanties in elektrische en elektronische apparaten op het organisme en de gezondheid van de mens;
  • de betekenis van het volgende symbool:

De fabrikant en de verdelers dienen deze informatie in alle verkooppunten gratis ter beschikking te stellen van potentiële kopers.

Derde verplichting

De fabrikant dient de volgende informatie op gepaste wijze aan te brengen op de elektrische en elektronische apparaten die na 13 augustus 2005 op de markt werden gebracht.

Definitie van 'fabrikant':

  1. elke persoon die in België elektrische en elektronische apparaten fabriceert en verkoopt onder zijn eigen merk;
  2. elke persoon die onder zijn eigen merk, in België, apparaten doorverkoopt die werden gefabriceerd door andere leveranciers (de doorverkoper wordt niet beschouwd als 'fabrikant' indien het merk van de fabrikant zoals gedefinieerd in punt 1 op het apparaat vermeld wordt);
  3. elke persoon die elektrische en elektronische apparaten professioneel importeert in België of deze commercialiseert in een andere lidstaat van de EU.

Chemische stoffen en preparaten - REACH- en CLP-verordening

Algemeen

In het kader van de implementering van het GHS (Globally Harmonized System) met betrekking tot chemische stoffen en preparaten, moeten de leveranciers voldoen aan:

  • de REACH-verordening (1907/2006/EU);
  • de CLP-verordening (1272/2008/EU).

Deze verordeningen zijn ook van toepassing op de fabrikant bij wie de chemische producten, stoffen en preparaten worden gekocht voor levering in België.

Daartoe moeten de fabrikanten of hun erkende agenten voldoen aan de registratieplicht voor chemische stoffen die worden gebruikt in hun productieprocessen (zelfs als de fabrikant buiten de EU gevestigd is).

De fabrikanten of hun erkende agenten dienen te voldoen aan de verplichting om te etiketteren zoals voorzien in de CLP-verordening.

De leveranciers moeten Proximus het veiligheidsinformatieblad of SDS (Safety Data Sheet) bezorgen zoals bepaald in de REACH-verordening, ten laatste op 15/11/2010 voor chemische stoffen die aan Proximus werden geleverd, en ten laatste op 31/12/2014 voor preparaten en stoffen die deze bevatten die aan Proximus werden geleverd. Deze verplichting is ook van toepassing op chemische stoffen en preparaten die bedoeld zijn om uit voorwerpen vrij te komen. De veiligheidsinformatiebladen moeten blootstellingsscenario's bevatten om niet-voorzien gebruik te kunnen bepalen. De leveranciers van chemische stoffen en preparaten dienen desgevallend aan Proximus alle vastgestelde niet-voorziene gebruiken te signaleren.

REACH

REACH staat voor Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemical substances of de registratie, evaluatie, autorisatie en beperking van chemische producten. REACH is een Europese verordening die een nieuw Europees beleid voor het beheer van chemische stoffen invoert.

Het voornaamste doel ligt in de betere bescherming van gezondheid en milieu en de versterking van de concurrentie en de vernieuwing binnen de Europese Unie.

Bedrijven dienen informatie ter beschikking te stellen over elke stof die zij willen produceren of importeren in hogere volumes dan een ton per jaar. Deze regel geldt zowel voor nieuwe als bestaande stoffen.

Aan deze verordening zijn (pre-)registraties, evaluaties, toelatingen en beperkingen verbonden. Al deze stappen vallen onder de verantwoordelijkheid van producenten en importeurs.

In heel deze keten opereert Proximus enkel als gebruiker van apparaten die deze stoffen en/of preparaten bevatten.

CLP

Op 20 januari 2009 is een nieuwe verordening met betrekking tot de etikettering en indeling van stoffen en preparaten van kracht geworden. Ze is bekend als de CLP-verordening, wat staat voor Classification, Labelling en Packaging (van stoffen en preparaten).

De CLP-verordening vervangt de bepalingen met betrekking tot de indeling en etikettering van stoffen (titel XI van de REACH-verordening). Doordat zij het systeem voor indeling en etikettering vervangt, is de CLP-verordening een noodzakelijk instrument voor de implementering van de REACH-verordening.

De indeling van de chemische producten maakt het immers mogelijk de gevaren die de chemische producten opleveren voor de gezondheid van de mens en voor het milieu te identificeren. Dit is dus een essentiële parameter van het REACH-proces, want talrijke bepalingen van deze verordening zijn gebaseerd op deze indeling en etikettering of verwijzen ernaar.

De CLP-verordening verscheen op 31 december 2008 in het Publicatieblad van de Europese Unie en is op 20 januari 2009 in werking getreden.

Ze voorziet evenwel in een overgangsperiode waarin de twee indelings- en etiketteringssystemen, bestaand en nieuw, naast elkaar bestaan. Het nieuwe systeem is in werking getreden op 1 december 2010 voor zuivere stoffen en is verplicht voor preparaten sinds 1 januari 2015.

Voor stoffen die dateren van voor december 2010 en nog op de markt zijn bleef de oude verordening van kracht tot 1 december 2012. Hetzelfde geldt voor preparaten, maar die situatie moet worden geregulariseerd vóór 1 juni 2017.

Het systeem voor de indeling en de te voorziene etikettering valt volledig onder de verantwoordelijkheid van de fabrikant en/of de importeur.