Hoe met ons samenwerken

Hoe met ons samenwerken

In deze toolbox vindt u de nodige informatie en de documenten die u kunnen helpen om uw verplichtingen ten opzichte van de Proximus Groep na te komen voor uw leveringen en uw dienstverlening.


e-Sourcing

Het e-Sourcing tool is sinds 1 januari 2016 niet meer in gebruik. Indien uw leveranciersgegevens veranderd zijn, nodigen wij u uit om een email te sturen naar PRO.MDM@proximus.com en uw Proximus buyer in cc te zetten van deze mail.


e-Signature

Vanaf 21 november 2016, zullen de overeenkomsten tussen Procurement en de leveranciers ondertekend worden op een beveiligde elektronische manier met behulp van het ADOBE Sign platform.

Voor meer info vindt u hier een korte handleiding of kan u uw Buyer bij Proximus contacteren.


Contracten en bestellingen

Deze documenten vormen de basis van elke samenwerking en kunnen aan uw type van activiteiten worden aangepast.
Ze houden geen toezegging van Proximus in.


Leveringen

Leveringsvoorwaarden

Met deze leveringsvoorwaarden willen wij de Proximus leveranciers onze richtlijnen bezorgen voor de voorbereiding en de verzending van leveringen. Deze richtlijnen of leveringsvoorwaarden omvatten de praktische leveringsprocedure, de formele specificaties m.b.t. de leveringsdocumenten en de manier waarop de goederen verpakt en geïdentificeerd dienen te worden.

Om het goederenontvangstproces op een vlotte en veilige manier te laten verlopen, vragen wij dat de leverancier deze leveringsvoorwaarden nauwkeurig naleeft. Dit is zowel in het belang van Proximus als van de leverancier. Een correcte levering leidt immers tot een correcte goederenontvangst en zorgt er dus ook voor dat facturen op tijd betaald worden. De Proximus werknemers die instaan voor de goederenontvangst controleren bij elke levering of aan de leveringsvoorwaarden werd voldaan. Indien de leveringsvoorwaarden niet worden gerespecteerd, zullen het ontvangstproces en de verwerking van de goederen vertraging oplopen.

Een niet-conforme levering kan geweigerd worden en een impact hebben op de evaluatie van de leverancier door Proximus.

De goederen moeten verpakt worden volgens de geldende voorschriften. De verpakkingen dienen, in een redelijk droge en onverwarmde omgeving, voldoende bescherming te bieden bij het laden, lossen, de opslag en de verzending van de goederen.

Het type, het productienummer, de productiedatum (of -week) en het artikelnummer van Proximus moeten duidelijk zichtbaar zijn op elke eenheid, alsook op eventuele prototypes. Indien de goederen in verschillende versies bestaan (bv. softwareversie op EPROM), dient elke versie duidelijk identificeerbaar te zijn : een nieuw identificatienummer, een versienummer of label op de EPROM. Op verzoek van Proximus zal de leverancier een barcode (EAN 13) aanbrengen op de verpakking.

De leverancier dient te voldoen aan alle relevante richtlijnen van de Europese Gemeenschap inzake verpakkingen.

De levering van goederen aan Proximus kan op verschillende plaatsen gebeuren. De plaats van de levering wordt vermeld op elke bestelbon en in elk contract.

Proximus Distribution Center (PDC) - Courcelles

Sinds september 2011 is het centraal magazijn van Proximus operationeel. Dit complex draagt de naam Proximus Distribution Center (PDC) en ligt een zestigtal kilometer ten zuiden van Brussel, op het volgende adres : rue de Liège 70, 6180 Courcelles.

Proximus Outside Infrastructure Distribution Center (OIDC) - Flawinne

Proximus beschikt sinds enkele jaren over een nationaal magazijn voor de opslag van koper- en glasvezelkabels en andere omvangrijke producten. Dit complex draagt de naam Proximus Outside Infrastructure Distribution Center Flawinne en is gelegen op het industrieterrein van Flawinne, een vijftal kilometer ten zuiden van Namen.
Deze locatie, volledig uitgebaat door Proximus personeel, fungeert tevens als distributiecentrum.


Kableringswerken en installaties

De uitbreiding en het onderhoud van ons Proximus telecommunicatienetwerk brengt enkele specifieke werken met zich mee. Gezien de complexiteit van de technologie worden uitsluitend gekwalificeerde aannemers geselecteerd om deze werken uit te voeren.

De aankoopdienst (Procurement) en de technische diensten van Proximus stellen de Proximus veiligheidsvoorschriften, noodzakelijk voor de uitvoering van de werken, ter beschikking van de aannemers.

Al deze documenten dienen als basis voor de samenwerking en kunnen in functie van uw activiteiten worden aangepast (met uitzondering van de veiligheids- en gezondheidsplannen). Ze betekenen in geen enkel geval enige toezegging van Proximus.

Veiligheid en gezondheid


Facturatie

De leverancier mag enkel factureren na de ontvangst van de goederen en/of diensten door Proximus, tenzij anders bepaald in een afzonderlijke overeenkomst.

Facturen worden betaald volgens de overeengekomen bepalingen en/of in overeenstemming met de Algemene Voorwaarden van Proximus.

Facturen dienen conform de Belgische wetgeving te worden afgeleverd.

Facturen dienen de volgende gegevens te bevatten:

  • Purchase Order-nummer (PO = nummer) en/of Cost Center nummer (= CC nummer);
  • volledige naam, adres en btw-nummer van de leverancier en Proximus;
  • uitgiftedatum van de factuur, leveringsdatum;
  • omschrijving, hoeveelheden en overeenstemmende waarden van de gefactureerde elementen.
  • Elke factuur mag slechts op één Purchase Order (bestelbon) betrekking hebben.
  • Proximus aanvaardt geen gedeeltelijke facturen, tenzij anders overeengekomen.

Facturen waarop de bovenvermelde gegevens ontbreken, worden niet verwerkt, en worden niet aanvaard en teruggestuurd!

Facturen met de volgende fouten worden niet verwerkt, niet aanvaard en teruggestuurd!

  • onjuiste factuur;
  • leverancier BTW-nummer is anders dan BTW-nummer op PO;
  • onjuiste of ontbrekende PO-nummer;
  • hoeveelheid verschilt van PO;
  • extra artikel dat niet op de PO vermeld was;
  • PO of artikels zijn niet meer geldig / zijn geschrapt;
  • PO is al gefactureerd;
  • wanneer de goederenontvangst of diensten ontvangst is geweigerd;
  • wanneer het prijsverschil de interne tollereantie overstijgt.

Een foutieve factuur moet worden vervangen door een nieuwe factuur en de creditnota voor de foutieve factuur blijft in de boekhouding van de leverancier!

Voor vragen en info over de facturatie kunt u terecht op: apc.helpdesk@proximus.com.

Procedure voor de verzending van facturen:
Per e-mail in pdf-formaat:
Deze faciliteit is onderworpen aan de volgende regels:

  • uitsluitend verzending van facturen en creditnota’s;
  • factuur = 1 pdf-bestand (desgevallend met inbegrip van bijlagen);
  • een e-mail mag meer dan één pdf-factuur bevatten, maar niet meer dan 1MB;
  • de pdf-factuur mag niet meer dan 10 pagina’s omvatten;
  • een pdf-factuur gericht aan een Purchase Order-nummer (= PO) dat begint met 75 dient naar APC.PDF.TEL.invoices@proximus.com te worden gestuurd;
  • een pdf-factuur gericht aan het btw-nummer BE 0202.239.951 (= Proximus) dient naar APC.PDF.BGC.invoices@proximus.com te worden gestuurd;
  • een pdf-factuur gericht aan het btw-nummer BE 0875.092.626 (= SIA-Skynet !motions Activities) dient naar APC.PDF.SIA.invoices@proximus.com te worden gestuurd;
  • een pdf-factuur gericht aan het btw-nummer BE 0477.931.965 (= IMMO-Connectlmmo) dient naar APC.PDF. IMMO.invoices@proximus.com te worden gestuurd;
  • de e-mail mag maar een keer verstuurd worden;
  • stuur GEEN papieren kopie.

    Alle andere documenten en vragen (zoals verklaringen en/of informatieaanvragen) dienen naar apc.helpdesk@proximus.com gestuurd te worden.


Bestand voor Proximus EBU prijslijst codering