Une chaîne d'approvisionnement responsable

Une chaîne d'approvisionnement responsable

Notre approche

Notre approche vise à renforcer les normes sociales et environnementales dans l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement en oeuvrant avec nos fournisseurs directs à l'amélioration de leurs performances en matière de Responsabilité Sociétale d'Entreprise et de leur propre gestion de la chaîne d'approvisionnement, tout en augmentant notre efficacité. En intégrant nos normes en matière de RSE dans nos procédures d'achat, nous préservons notre réputation et nous distinguons clairement dans les communautés où nos fournisseurs sont actifs.

La politique d'achat représente un élément important dans l'engagement d'entreprise de Proximus. L'objectif du service d'achat consiste à amener les fournisseurs à respecter, voire dépasser les normes légales lors de la fourniture de leurs produits et services grâce à l'intégration d'aspects d'ordre social, environnemental, éthique et durable. De même, nous encourageons nos fournisseurs à promouvoir les mêmes principes de RSE auprès de leurs propres partenaires.

Le processus de sélection des fournisseurs de Proximus repose sur un certain nombre de critères prédéfinis dans le cadre des "Business Principles of Procurement". Actuellement, ces critères de sélection incluent également les exigences en termes de RSE, détaillées dans la "clause RSE".

Notre code est basé sur les normes internationales suivantes :

  • La Déclaration Universelle des Droits de l'Homme des Nations Unies;
  • Les conventions de l'Organisation Internationale du Travail (OIT).

Clause d'une chaîne d'approvisionnement responsable (RSE)

Le Code d'Ethique des Achats a été élaboré en vue de promouvoir des conditions de travail sûres et équitables et de prendre en considération les problématiques environnementales et sociales.

  1. Respect des lois
  2. Travail des enfants
  3. Travail forcé
  4. Santé et sécurité
  5. Liberté d'association
  6. Discrimination
  7. Pratiques disciplinaires
  8. Heures de travail
  9. Salaires
  10. Comportement individuel
  11. Environnement

Ce code est annexé aux contrats existants et nouveaux sous la forme d'un avenant obligatoire à signer par les fournisseurs en guise de confirmation de leur engagement.

Une approche uniforme dans le secteur

Depuis 2010, nous utilisons une plateforme externe (Ecovadis) qui offre à nos fournisseurs un outil leur permettant de mesurer leur degré de conformité avec les principes de la RSE et d'éviter toute redondance.

Cette plateforme permet :

  • de compiler dans un outil global normalisé les données RSE de nos principaux fournisseurs et de nos fournisseurs à haut risque;
  • d'évaluer les résultats du SAQ (Self Assessment Questionnaire = questionnaire d'auto-évaluation) pour analyse/validation;
  • de consulter les meilleures pratiques par sujet et d'élaborer, sur cette base, un plan d'amélioration destiné à rehausser les normes RSE.

Une approche commune d'audit

Depuis septembre 2011, Proximus fait partie du JAC (Joint Audit Cooperation), qui - outre Proximus -  regroupe aussi Deutsche Telecom, Orange, Telecom Italia, KPN, Swisscom, Telenor, TeliaSonera, Verizon et Vodafone. Les audits RSE sont effectués par des tiers dans les locaux des fournisseurs.
Les résultats des audits sont partagés entre les membres du JAC, ce qui en garantit la rentabilité. Des accords de confidentialité en restreignent toutefois l'accès aux membres du JAC d'une part, et aux fournisseurs individuels audités, d'autre part.

Notre présence locale

Près de 90% de nos fournisseurs sont localisés en Belgique et notre banque de données fournisseurs comptent plusieurs ateliers de travail adapté.


Inclure la RSE comme critère d'achat et de sélection

Processus de qualification RSE

Notre intention de rehausser les normes RSE de nos fournisseurs se traduit dans le processus de qualification repris ci-après.

Stratégie d’Implémentation et critères de sélection

Supplier CSR risk management
Activity & country risk JAC CSR Audit & CAP’s
All preselected suppliers RSE Ecovadis Scorecard
< 45 reassessment invitation Y+ 1
>=45 reassessment invitation Y+ 2
>= 65 reassessment invitation Y+ 3
VPM
Severe Activity risk >= 125k €
CSR high performers (>=65) (3y)
CSR good performers (>=45) (2y)
CSR low performers (>=65) (3y)
Other risks (Product…) (Buyer advice)
Contract not ending Year Y or Y+1
Preselection by Proximus with risk based approach
All existing & new suppliers

Contracting process :

  • CSR Clause
All potential suppliers

RfX process:

  • Home-made CSR questionnaire
  • CSR EcoVadis scorecard (buyer decision)

Processus & KPI’s

Processus KPI
1. Organisation générale des achats
  • Montant annuel des achats annuels (KPI GRI G4-12);
  • Montant total des achats annuels locaux (Belgique) (KPI GRI G4-12);
  • % des dépenses annuelles par pays / Tot des achats annuels (KPI BRI G4-12);
  • Nombre de fournisseurs par type / Nombre total (KPI GRI G4-12);
  • Nombre de fournisseurs belges / Nombre total de fournisseurs (KPI GRI G4-EC9);
  • Nombre de fournisseurs par pays / Nombre total de fournisseurs (KPI GRI G4-EC9).
2. Processus Achat via RFX
Tous les fournisseurs remplissent le "RSE Pre-Qualif Questionnaire" (évaluation interne rapide avec léger contrôle donc évaluation limitée à un score max de 30%)  
Pour les fournisseurs qui le désirent (optionnel), un score plus fiable leur est attribué avec score max de 100%s'ils se soumettent à une évaluation professionnelle externe (scorecard EcoVadis)  
RSE a un poids de 10% dans la sélection du fournisseur  
3. Processus manuel
La mention de la "clause RSE" de Proximus dans le contrat est obligatoire % de contrats documentés comme contenant une clause RSE
4. Processus de gestion annuel des risques de notre portfolio fournisseurs
4.1. Scorecard RSE (auto-évaluation par questionnaire EcoVadis)
  • Une approche risque détermine quels sont les fournisseurs potentiellement à haut risque (tenant compte de divers facteurs tels que le montant total annuel d'achat >- 125k €, l'activité industrielle, les caractéristiques RSE du produit/service à acquérir, présence systématique de nos top suppliers peu importe le niveau de risque, ...)
  • Nombre de fournisseurs réellement évalués par EcoVadis lors de la campagne annuelle;
  • % de fournisseurs évalués par EcoVadis sur le nombre total de fournisseurs faisant l'objet de la campagne annuelle RSE de Proximus (taux de succès).
  • Les fournisseurs sélectionnés pour la campagne annuelle sont invités à se faire évaluer par Proximus via EcoVadis (Procédure d'évaluation)
  • Nombre de fournisseurs par secteur d'activités industrielle (ISIC) par niveau de risque/nombre total de fournisseurs (KPI GRI G4-12);
  • Nombre de fournisseurs avec impact potentiel sur les aspects sociaux et Sécurité & Hygiène (KPI GRI G4-LA14);
  • Nombre de fournisseurs avec impact potentiel sur l'environnement (KPI GRI G4-EN32).
  • Une scorecard EcoVadis a en principe une durée de validité de 1 an (mais voir aussi "périodicité de l'évaluation" ci-dessous)
 
  • Périodicité de l'évaluation :
  • Evaluation annuelle de tous nos "top suppliers" peu importe le score obtenu;
  • Les fournisseurs ayant obtenu un score < 45 au terme d'une campagne sont invités à se faire réévaluer l'année suivante (en ayant engagé des actions correctives permettant une amélioration);
  • Evaluation tous les 2 ans de nos fournisseurs ayant obtenu un score compris entre 45 et 64;
  • Evaluation tous les 3 ans de nos fournisseurs ayant obtenu un score >= 65
  • % et nombre de fournisseurs considérés comme étant à moyen et haut risque (score < 45%) sur le nombre total de fournisseurs évalués lors de la campagne annuelle.
4.2. Audits RSE (sur site)
  • Sur base du type d'activité et la localisation des activités de production, les fournisseurs communs aux membres du JAC (10 opérateurs télécoms) font l'objet d'audits de site principalement en Asie (Chine, Inde) par chaque membre du JAC. Les résultats sont partagés entre les membres du JAC.
  • Nombre d'audits sur site réalisés annuellement par le JAC;
  • Nombre d'audits sur site réalisés à charge de Proximus dans le cadre du JAC (Joint Audit Cooperation : association d'opérateurs télécoms auditant principalement en Asie les usines de fournisseurs communs).
  • Des actions correctrices (plan d'action) sont requises le cas échéant.
  • Nombre de CAPs (points d'action correctifs) clôturés pendant l'année sur le nombre total de CAPs de l'année.

Evaluation annuelle des fournisseurs (campagnes RSE)

Afin de s’assurer que nos programmes d’évaluation de fournisseurs soient conformes à nos propres valeurs, à nos engagements vis-à-vis de nos propres clients et aux attentes du marché, nous évaluons nos fournisseurs via EcoVadis. EcoVadis utilise une plateforme logicielle dédiée à la chaîne d’approvisionnement facilitant la gestion des performances sociales et environnementales des fournisseurs dans le but de diminuer les risques RSE et de donner un soutien à l’innovation durable.

Si vous faîtes partie de nos fournisseurs, lisez SVP la brochure des achats  durables afin de comprendre notre approche d’évaluation RSE ainsi que la solution EcoVadis.

Intégrer la RSE dans notre sélection de produits et services

Nous intégrons la RSE parmi les critères de sélection de nos appels d'offres. Nous lui accordons une pondération minimale de 10%.

Nous ajoutons des critères de durabilité dans nos appels d'offre, lesquels comportent en standard une partie dédiée à RSE (évaluation de la performance RSE globale d’une société en ce compris l’évaluation du caractère durable de ses produits et services).

Intégrer la RSE dans nos activités quotidiennes

Nous identifions les incidents et demandons à nos fournisseurs de prendre les mesures qui s'imposent.

Le critère RSE fait partie de nos plans d'achat et est intégré dans nos scorecards relatives à nos fournisseurs (scorecards “Vendor Performance Management”).

Nous rencontrons nos fournisseurs stratégiques et non stratégiques à des fins de benchmarking RSE afin de partager les bonnes pratiques.

Nos objectifs et engagements annuels en matière de RSE sont mentionnés dans le rapport annuel de Proximus. Des rapports intermédiaires sont régulièrement présentés au comité de gestion RSE et au Proximus Executive Committee.


Investment Recovery & Waste

Au sein du Groupe Proximus, des équipes spécialisées s'investissent dans l'optimisation écologique et économique des excédents et des déchets. Elles possèdent une connaissance approfondie de la législation environnementale, de la directive relative aux déchets d'équipements électriques et électroniques (DEEE) et du marché mondial des ventes de surplus.

Modèles d'actifs excédentaires (Surplus Asset Model)

Le Groupe Proximus applique depuis quelques années le modèle d'actifs excédentaires. Inspiré de "l'échelle de Lansink", ce modèle montre comment le Groupe répartit ses actifs excédentaires en quatre flux principaux : excédent de nouveau matériel, excédent de matériel utilisé, matériel recyclé et déchets. Cette approche rejoint par ailleurs les dispositions de la directive DEEE.

L'application de ce modèle garantit l'alignement des intérêts financiers sur les intérêts environnementaux. En évitant le gaspillage, par exemple, nous préservons à la fois l'environnement et notre budget.

Si certains excédents subsistent malgré tout, nous essayons de réutiliser le matériel concerné (en interne ou en externe).

Les autres possibilités sont le recyclage, l'incinération (avec et sans récupération d'énergie) et, en dernier recours, la mise en décharge.

Plus bas les matériaux se situent dans le modèle, moins ils sont intéressants d'un point de vue environnemental et financier pour Proximus.

Nous encourageons nos fournisseurs à tenir compte de la fin du cycle de vie des matériaux lors des phases de conception et de sélection.


Directive RoHS (restriction de l'usage des substances « dangereuses »)

Le décret royal du 12 octobre 2004 publié au Moniteur belge du 20 octobre 2004, modifié par le décret royal du 14 juin 2006 (publié le 22 juin 2006), du 10 décembre 2007 (publié le 18 décembre 2007) et du 2 juillet 2009 (publié le 17 juillet 2009) sur la restriction de l'usage de certaines substances dangereuses dans les équipements électriques ou électroniques impose trois obligations au producteur.

Première obligation

Depuis le 1er juillet 2006, il est interdit de commercialiser de nouveaux équipements IT ou de télécommunication, des jeux ou des équipements de loisir contenant du plomb, du mercure, du cadmium, du cadmium hexavalent, des polybromobiphényles (PBB) et des polybromodiphényléthers (PBDE).

Exceptions :

  • équipements électriques et électroniques mis sur le marché commun européen avant le 1er juillet 2006;
  • pièces détachées en vue de la réparation et de la remise en service d'équipements électriques et électroniques, jouets et équipements de loisir mis sur le marché commun européen avant le 1er juillet 2006;
  • applications de l'annexe III du décret royal du 12 octobre 2004.

Qu'entend-on par équipements IT et de télécommunication ?

  • Ordinateurs,
  • Tablettes électroniques;
  • Imprimantes;
  • Photocopieuses;
  • Fax;
  • Téléphones;
  • Téléphones payants;
  • Téléphones sans fil;
  • Téléphones cellulaires;
  • Répondeurs;
  • Tout autre produit ou équipement destiné à transmettre du son, des images ou d'autres informations par le biais des télécommunications;
  • Consoles portables pour jeux vidéo et jeux vidéo.

Deuxième obligation

Les producteurs sont tenus de prendre les mesures qui s'imposent afin de mettre à disposition des utilisateurs d'équipements électriques ou électroniques d'usage privé, via les manuels d'utilisation, les informations nécessaires relatives :

  • à l'interdiction de jeter les DEEE (déchets d'équipements électriques et électroniques) comme des déchets municipaux non triés et à l'obligation de les collecter individuellement;
  • aux systèmes de retour et de collecte disponibles pour ces déchets;
  • à leur contribution à la réutilisation, au recyclage et aux autres formes de récupération des DEEE;
  • aux effets potentiels sur l'organisme et la santé humaine des substances « redeuses » présentes dans les équipements électriques et électroniques;
  • à la signification du symbole suivant :

Le producteur et les distributeurs sont tenus de mettre gratuitement ces informations à la disposition des acheteurs potentiels dans tous les points de ventes.

Troisième obligation

Le producteur est tenu d'apposer les informations suivantes de manière adéquate sur les équipements électriques et électroniques commercialisés après le 13 août 2005.

Définition de "producteur" :

  1. toute personne qui fabrique et vend, en Belgique, des équipements électriques et électroniques sous sa propre marque;
  2. toute personne qui revend sous sa propre marque, en Belgique, des équipements produits par d'autres fournisseurs (le revendeur n'est pas considéré comme le "producteur" si la marque du producteur tel que défini au point 1, apparaît sur l'équipement);
  3. toute personne qui importe des équipements électriques et électroniques de manière professionnelle en Belgique ou les commercialise dans un autre pays-membre de l'UE.

Substances et mélanges chimiques - Réglementation REACH & CLP

Généralités

Dans le cadre de l'implémentation de GHS (Globally Harmonized System) relatif aux substances et mélanges chimiques, les fournisseurs doivent se conformer à :

  • la réglementation REACH (1907/2006/EU);
  • la réglementation CLP (1272/2008/EU).

Ces réglementations s'appliquent également au fabricant chez qui ils achètent les produits, substances et mélanges chimiques qui seront livrés en Belgique.

Pour ce faire, les fabricants ou leurs agents autorisés doivent se conformer à l'obligation d'enregistrement pour les substances chimiques utilisées dans leur processus de fabrication (même si le fabricant est établi hors de l'UE).

Les fabricants ou leurs agents autorisés doivent se conformer à l'obligation d'étiquetage comme prévu dans la réglementation CLP.

Les fournisseurs doivent fournir à Proximus le SDS (Safety Data Sheet) comme indiqué dans la réglementation REACH au plus tard le 15.11.2010 pour les substances chimiques livrées à Proximus et pour le 31.12.2014 pour les mélanges et les substances qu'ils contiennent qui ont été livrés à Proximus. Cette obligation est également valable pour les substances et mélanges chimiques destinés à être rejetés par des articles. Ces SDS doivent contenir des scénarios d'exposition afin de pouvoir déterminer des usages non prévus. Le cas échéant, les fournisseurs de substances et mélanges chimiques doivent signaler à Proximus tous les usages non prévus déterminés.

REACH

REACH est l'acronyme de Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of CHemical substances. REACH est un règlement européen qui introduit une nouvelle politique européenne en matière de gestion des substances chimiques.

But principal : mieux protéger la santé et l'environnement et renforcer par la même occasion la concurrence et l'innovation dans l'Union européenne.

Les entreprises doivent mettre à disposition des informations relatives à chaque substance qu'elles veulent produire ou importer dans des volumes supérieurs à plus d'une tonne par an. Cette règle est valable aussi bien pour les nouvelles substances que pour les substances existantes.

Des (pré-)enregistrements, évaluations, autorisations et limitations sont liés à ce règlement. Ces démarches incombent aux producteurs et importateurs.

Dans toute la chaîne, Proximus opère uniquement en qualité d'utilisateur des appareils dans lesquels ces substances et/ou préparations sont intégrées.

CLP

Le 20 janvier 2009, une nouvelle réglementation relative à l'étiquetage et à la classification est entrée en application. Elle est connue sous l'abréviation CLP pour Classification, Labelling and Packaging (de substances et mélanges).

Ce règlement CLP remplace les dispositions relatives à la classification et à l'étiquetage des substances (titre XI du règlement REACH). Du fait qu'il remplace le système de classification et d'étiquetage, le règlement CLP est l'instrument nécessaire à l'implémentation du règlement REACH.

La classification des produits chimiques permet d'identifier les dangers que peuvent représenter les produits chimiques pour la santé des personnes et pour l'environnement. C'est donc un paramètre essentiel dans le processus REACH, puisque de nombreuses dispositions de ce règlement sont basées sur cette classification et cet étiquetage ou y font référence.

Le règlement CLP est paru le 31 décembre 2008 dans le Journal Officiel de l'Union européenne et est entré en vigueur le 20 janvier 2009.

Il prévoit toutefois une période de transition durant laquelle les deux systèmes de classification et d'étiquetage, l'existant et le nouveau, coexisteront. Le nouveau système est entré  en application le 1er décembre 2010 pour les substances pures et sera obligatoire pour les mélanges à partir du 1er janvier 2015.

Pour les substances datant d'avant décembre 2010 et toujours sur le marché, l'ancien règlement reste en vigueur jusqu'au 1er décembre 2012. Il en va de même pour les mélanges mais la situation doit être régularisée pour le 1er juin 2017.

Le système de classification et d'étiquetage à prévoir relève de l'entière responsabilité du producteur et/ou de l'importateur.