Compliance

Introduction

Dans un contexte légal et réglementaire de plus en plus complexe et un environnement professionnel changeant, la conformité joue un rôle de plus en plus important dans le monde de l'entreprise.

Nous nous engageons à mener nos activités et à poursuivre nos objectifs commerciaux dans le respect de la loi et des normes éthiques les plus strictes. A cette fin, le Groupe Proximus a adopté un Code de Conduite et a défini une politique de conformité.

Le Code de Conduite est consacré aux valeurs et à l’identité du Groupe Proximus. Il vise à inspirer les attitudes et le comportement des collaborateurs du Groupe Proximus au quotidien dans chacune de leurs actions. Les principes généraux définis dans le Code de Conduite – qui n'est donc pas exhaustif – sont détaillés dans plusieurs règlements spécifiques qui complètent le Code de Conduite sur des points particuliers et dont le respect s’impose à l’ensemble des collaborateurs du Groupe Proximus.

Outre le Code de Conduite, la politique de conformité du Groupe Proximus vise à promouvoir à tous les niveaux le comportement éthique, le respect des valeurs et le respect des lois et des règlements internes et externes, à prévenir les comportements illégaux ou contraires à l’éthique et à assurer une réponse adéquate au cas où de tels comportements étaient avérés.

Le Compliance Office est chargé de coordonner les activités menées au sein du Groupe en matière de conformité (expliquer les règles en vigueur, fournir les outils nécessaires pour encourager la conformité et assurer une approche cohérente de la conformité).

Code de Conduite & règlements

Code de conduite de Proximus

Le nouveau Code de Conduite est disponible ci-dessous. Il remplace le Code de conduite adopté par Proximus en décembre 2009. Il s’applique à toutes les activités et à tous les collaborateurs du Groupe Proximus.

Le Code de conduite de Proximus reflète les règles et principes fondamentaux sur lesquels repose notre engagement à être une entreprise socialement responsable. Nous sommes convaincus que la qualité des résultats doit se doubler d’un souci d’intégrité, si nous voulons vraiment contribuer au développement économique, social et écologique de la société. Le comportement éthique ne se limite pas au respect du texte du Code de conduite. Il est un résumé des principaux principes et n’est donc pas exhaustif. Les principes et les règles repris dans le Code de Conduite sont développés plus en détail dans les différentes policies internes et procédures. En voici quelques exemples, choisis pour leur importance et la généralité de leur champ d’application :

Le Dealing Code

Ce règlement vise à éviter les délits d’initiés et la manipulation du marché. Il prévoit des modalités précises à respecter par les dirigeants et les employés du Groupe Proximus qui envisagent de réaliser des transactions boursières sur les titres de Proximus ou d’autres sociétés de télécommunication.

Le règlement sur le « Chinese wall » et le droit de la concurrence

Ce règlement vise à assurer le respect au sein du Groupe Proximus des règles visant à maintenir une saine concurrence entre les opérateurs de télécommunication. D’une part, il organise une séparation étanche entre les activités « wholesale » et les activités « retail ». En effet, Proximus, du fait de sa position historique sur le marché des télécommunications, est tenue d’offrir un accès à son réseau aux autres opérateurs qui veulent offrir des produits et services de télécommunication en Belgique.
Par conséquent, nous avons conclu des accords d’interconnexion avec les autres opérateurs et nous offrons en « wholesale » des produits et services. Cela nous donne nécessairement accès à des informations sur le trafic qui passe via notre réseau et sur les produits et services offerts par les autres opérateurs.
Ces informations, obtenues dans le cadre de notre activité « wholeseale », ne  peuvent bien entendu en aucun cas servir à favoriser  nos activités « retail ». C’est la raison pour laquelle il existe une séparation étanche (« Chinese wall »)  entre les informations « wholesale » et les unités « retail ». Le règlement décrit l’organisation de ce « Chinese wall ».
D’autre part, le règlement vise à assurer le respect des règles générales du droit de la concurrence, tant au niveau belge qu’au niveau européen. Cette partie du règlement concerne tous les membres du personnel détenant un pouvoir de décision en rapport avec la concurrence, les clients ou les fournisseurs, ou entrant en contact avec eux.

Le règlement sur le cadre réglementaire de Proximus

En tant qu’entreprise publique autonome dans le secteur des télécommunications, nous sommes soumis à de nombreuses lois et notamment à la loi du 30 juin 2005 transposant le cadre européen relatif aux communications électroniques. Le règlement consacré à ce cadre réglementaire décrit les droits et les obligations du Groupe Proximus dans ce domaine. Le respect de ces règles par l’ensemble du personnel du Groupe Proximus revêt une importance capitale.

Le règlement sur les conflits d’intérêt

Dans l’exercice de leurs fonctions ou dans leur vie privée, les membres du personnel du Groupe Proximus peuvent être confrontés à des situations où leurs intérêts personnels sont en conflit avec l’intérêt du Groupe Proximus. Le règlement sur les conflits d’intérêts donne un aperçu de ces situations, fournit des lignes directrices permettant de les reconnaître et de les éviter et définit les règles qu’il convient de respecter lorsqu’un tel conflit se présente.  Le principe de base est que les membres du personnel doivent toujours agir dans le sens des intérêts du Groupe Proximus. Le respect de ce principe est particulièrement important dans le cadre des relations avec nos fournisseurs. Il est essentiel que les fournisseurs, en compétition les uns avec les autres pour entrer en relation d'affaires avec le Groupe Proximus, puissent se fier à l'intégrité du processus de sélection.

Le règlement sur le respect de la vie privée

Le respect du secret des télécommunications et de la vie privée de nos clients n’est pas seulement une obligation légale, il est aussi déterminant pour gagner et conserver leur confiance. Le règlement sur le respect de la vie privée comporte des instructions destinées à protéger le secret des télécommunications et à traiter les données à caractère personnel contenues dans des banques de données conformément aux exigences légales.

Le règlement sur l’environnement

Proximus a fait le choix de se comporter en entreprise citoyenne et d’adopter une attitude responsable vis-à-vis des problèmes environnementaux. Nous avons défini une politique en matière d'environnement qui est traduite dans un règlement.

Droits de l’homme

Notre Code de Conduite, nos valeurs et nos comportements s’inspirent par ailleurs de principes fondamentaux tels que ceux de la Déclaration Universelle des Droits de l’Homme des Nations Unies, de la Convention Européenne des Droits de l’Homme et de la Convention des Nations Unies sur les Droits de l’enfant.

La corruption

Comme mentionné dans notre Code de Conduite, le Groupe Proximus interdit toute forme de corruption. De nombreux règlements internes abordent cette problématique notamment notre règlement sur les relations du Groupe Proximus avec les autorités publiques ou politiques, notre règlement sur les conflits d’intérêt qui couvre en plus du point soulevé ci-dessus le respect de certaines règles en matière de cadeaux et d’hospitalité et enfin notre règlement sur les achats qui couvre nos relations avec nos fournisseurs. Nous avons également développé une charte éthique que tous nos fournisseurs doivent accepter.

Compliance Office

La mission du Compliance Office

La mission du Compliance Office est d’animer la politique de conformité du Groupe Proximus. Cette politique consiste à promouvoir à tous les niveaux le comportement éthique, le respect des valeurs et le respect des lois et des règlements internes et externes, à prévenir les comportements illégaux ou contraires à l’éthique et à assurer une réponse adéquate au cas où de tels comportements étaient avérés.

Afin d'améliorer la visibilité de la stratégie de conformité le Compliance Office oriente ses efforts dans les domaines suivantes:

Clarté, accessibilité et cohérence des règles 

Le Compliance Office vise à améliorer en permanence la formulation des règles en vigueur au sein du Groupe Proximus afin de les rendre claires, simples et intelligibles. Il s’efforce de faciliter l’accès aux différents règlements et d’assurer que les différents règlements internes forment un ensemble cohérent.

Connaissance des règles

Le Compliance Office met en place des actions de communication et de formation (manuels, e-learnings, affiches, …) pour assurer que les acteurs sur le terrain aient connaissance des règles internes et externes qui s’appliquent à leur activité et pour les aider à traduire ces règles en procédures et comportements adaptés. Le Compliance Office réalise également une mise à jour annuelle de ces règlements et procédures.

Gestion du risque de non-conformité 

A partir d’une évaluation périodique et systématique des risques de non-conformité dans l’ensemble du Groupe Proximus, le Compliance Office élabore des stratégies de prévention en collaboration avec les entités concernées.

Intervention en cas de non-conformité

Enfin, le Compliance Office intervient lorsqu’une situation de non-conformité est avérée (voir infra: procédure sonnette d'alarme).

La gouvernance du Compliance Office

Le Compliance Office est dirigé par le Director Audit Risk Management and Compliance, qui rend directement compte au Chief Corporate Affairs Officer et est directement responsable devant le Président du Comité d’Audit et de Supervision. Ce Comité est chargé d’assister et de conseiller le Conseil d’Administration dans le cadre du contrôle du respect par la société des exigences légales et réglementaires et du respect du Code de Conduite.

Procédure de sonnette d’alarme

Le Groupe Proximus a mis en place une procédure de « Lanceur d’Alertes » permettant à ses employés ou à des externes de rapporter toute infraction au Code de Conduite, à des lois, des règlementations, à des politiques internes et procédures de manière confidentielle via l’un des canaux suivants :

Email

mailbox pour les dénonciations : whistleblower@proximus.com

Téléphone

ligne téléphonique d'alerte (24h/24h - 7 jours sur 7) : 

Lettre

(veillez à indiquer CONFIDENTIEL sur l'enveloppe)

En personne

En prenant rendez-vous avec le Compliance Officer du Groupe Proximus

Proximus does not allow retaliation of any kind against those who, in good faith, report an infringement or suspicion of an infringement of the rules or guidelines.

Scène 1 : Le dénonciateur est en voiture pour se rendre au travail. Le lanceur d'alerte a garé sa voiture sur le parking. Proximus considère l'intégrité comme l'une des pierres angulaires de son ADN.

Scène 2 : Le dénonciateur remarque un contrôleur du travail étonné qui observe un ouvrier sur une échelle dans une brouette. Le patron de l'ouvrier donne de l'argent liquide au contrôleur et lui dit de ne pas en parler. Vous constatez des actes répréhensibles ou des infractions au code de conduite, aux politiques et procédures internes, aux lois et règlements ?

Scène 3 : Le dénonciateur remarque un collègue au restaurant avec un partenaire. Le collègue se voit offrir de la nourriture et du vin en abondance devant lui.

Scène 4 : Le même collègue (du dénonciateur) est avec un autre partenaire sur un yacht et reçoit un gros cadeau.  L'associé et le collègue se mettent d'accord sur un contrat.  "Participer à" ou "fermer les yeux sur" la corruption peut entraîner des sanctions disciplinaires, le licenciement et des poursuites pénales.

Scène 5 : Le dénonciateur veut remonter jusqu'à N+1, mais son N+1 est le collègue qui s'est avéré être l'employé corrompu qui est allé sur le yacht et dans le restaurant coûteux pendant un processus d'appel d'offres ou de proposition dans les scènes précédentes.   Vous ne pouvez pas vous adresser à votre supérieur hiérarchique ? Utilisez l'un des canaux de dénonciation !

Scène 6 : Les 4 canaux de dénonciation sont présentés :

  • envoyer un e-mail à whistleblower@proximus.com
  • passer un appel téléphonique au 0800 45 002
  • écrire une lettre (sur papier avec la mention CONFIDENTIEL sur l'enveloppe)
  • Rencontrer physiquement le responsable de la conformité

Scène 7 : Le Compliance Officer et le Investigations Manager discutent du cas (dossier confidentiel sur le bureau avec CONFIDENTIEL en rouge). Votre problème sera traité de la manière la plus confidentielle qui soit.

Scène 8 : Animation où le dénonciateur reçoit un courriel (intitulé "Accusé de réception"). Si votre identité est connue, un accusé de réception vous sera envoyé dans les 7 jours.

Scène 9 : Le responsable de la conformité, le responsable des enquêtes, le chef du service juridique et les RH se réunissent dans une salle de réunion.  L'écran affiche le "nom noirci" du dénonciateur... intitulé Whistleblowing Case Nr : WB#28 puis avec quelques lignes avec M. de qui le nom a été rendu invisible reported concern ..... Le comité d'alerte (conformité, enquêtes, juridique et RH) définit les mesures adéquates à prendre concernant ce cas.

Scène 10 : Animation où le lanceur d'alerte reçoit un e-mail intitulé Accusé de réception. Vous serez informé dans un délai de 3 mois maximum après l'accusé de réception des actions envisagées ou entreprises pour donner suite au signalement.

Scène 11 : Animation où les collègues de travail courent après le dénonciateur. Proximus n'autorise aucune forme de représailles à l'encontre de ceux qui, de bonne foi, signalent une infraction ou un soupçon d'infraction aux règles ou aux directives.

Dernière diapositive : Lien vers la procédure sur la section Compliance du site Proximus.com - Compliance | Groupe Proximus. Coordonnées de contact pour les dénonciations :

  • Courriel : whistleblower@proximus.com
  • Hotline : 0800 45 002
  • Hotline si vous appelez de l'extérieur de la Belgique : (+32 800 45 002) 

Exprimez-vous ! Aidez-nous à protéger le Groupe Proximus !


 

 

Certificats ISO: qualité garantie

ISO 9001

Depuis 1998, Proximus maintient le certificat ISO 9001 pour ses clients professionnels. Le système de gestion est conforme à toutes les réglementations standard et vise à répondre à toutes les exigences convenues avec ses clients.

Les services concernés par le certificat sont les suivants : Solution Lifecycle Management, Sales, Implementation, Service Management et Service Support.

Grâce au fait que Proximus dispose d'un système de gestion intégré, couvrant également la certification ISO 27001, nous assurons une amélioration continue de la qualité de nos produits et services et garantissons également la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité des données y afférentes.

Les sites concernés par le certificat ISO 9001 sont le siège de Bruxelles, Evere, Anderlecht et Ostende.

ISO 27001

Les services couverts par le système de gestion de la sécurité de l'information ISO 27001, qui est maintenu pour nos clients professionnels, sont les suivants :

  • Services d'hébergement des centres de données
  • Services Cloud (IAAS, PAAS, SAAS)
  • Services gérés sur les équipements des clients :
    • Opérations de réseau et de sécurité à distance
    • Surveillance de la santé et de la disponibilité
    • Analyse de la sécurité, surveillance des incidents et des événements (SIEM)

Les sites concernés par le certificat ISO 27001 sont le siège de Bruxelles et les centres de données d'Evere, Machelen et Mechelen.

Par le biais d'examens réguliers, d'audits et de retours d'information de la part de nos clients, partenaires, employés et autres parties prenantes, nous contrôlons et améliorons en permanence les performances du système de gestion intégrée (SGI).

Contactez la TQM Mailbox pour plus d’infos

Lutte contre la corruption

La policy en matière de lutte contre la corruption assure la mise en oeuvre du principe suivant défini dans le Code de conduite du Groupe Proximus :

Nous sommes conscients de l'importance de l'équité dans toute activité commerciale. Nous ne tolérons aucun conflit entre nos intérêts personnels et ceux de l'entreprise. Nous ne tolérons aucune forme de corruption.