Compliance

Inleiding

Gezien de almaar complexere wettelijke en regelgevende context en de veranderende professionele omgeving speelt conformiteit een steeds belangrijker rol in de bedrijfswereld.

Wij verbinden ons ertoe onze activiteiten te laten plaatsvinden en onze commerciële doelstellingen na te streven in overeenstemming met de wet en de striktste ethische normen. Daartoe heeft de Proximus Groep een Gedragscode opgesteld en een conformiteitsbeleid vastgelegd.

De Gedragscode is een uiteenzetting van de waarden en de identiteit van de Proximus Groep. De code wil een inspiratiebron zijn voor de houding en het gedrag van de medewerkers van de Proximus Groep bij alles wat ze doen. De algemene principes van de Gedragscode – die dus niet exhaustief is – worden in detail uitgewerkt in verschillende specifieke reglementen die de Gedragscode aanvullen op welbepaalde punten en die door alle medewerkers van de Proximus Groep moeten worden nageleefd.

Naast de Gedragscode heeft de Proximus Groep ook een conformiteitsbeleid vastgelegd. Het doel van dat beleid is enerzijds om op alle niveaus ethisch verantwoord gedrag, het respect voor de waarden en de naleving van de wet en de interne en externe reglementen aan te moedigen, en anderzijds om onwettig gedrag of gedrag dat in strijd is met de ethische regels te voorkomen en te zorgen voor een kordaat antwoord mocht dergelijk gedrag zich toch voordoen.

Het Compliance Office staat in voor de coördinatie van alle activiteiten inzake conformiteit die binnen de Groep worden gevoerd (de toepasselijke regels uitleggen, de nodige tools ter beschikking stellen om conformiteit aan te moedigen en een coherente benadering van de conformiteit verzekeren).

Gedragscode en reglementen

De gedragscode van Proximus

De gedragscode van Proximus is hieronder. Hij vervangt de gedragscode van december 2009. De gedragscode is van toepassing op alle activiteiten en medewerkers van de Proximus Groep.

De gedragscode van Proximus weerspiegelt de fundamentele principes en regels die aan de basis liggen van ons engagement om een maatschappelijk verantwoorde onderneming te zijn. Proximus gelooft dat sterke resultaten moeten vergezeld gaan van integriteit om werkelijk bij te dragen tot de economische, sociale en ecologische ontwikkeling van onze samenleving. Ethisch verantwoord gedrag is niet beperkt tot het naleven van de tekst van de Gedragscode. Deze vat de belangrijkste principes samen en is bijgevolg niet-exhaustief. De vermelde principes en de regels worden in verschillende interne policies en procedures in detail uitgewerkt. Hier volgen een paar voorbeelden, die werden gekozen wegens hun belang en de omvang van hun toepassingsdomein.

De Dealing Code

Dit reglement wil misbruik van voorkennis en marktmanipulatie aan banden leggen. Het bevat precieze modaliteiten waaraan leidinggevenden en medewerkers van de Proximus Groep die beurstransacties willen uitvoeren met aandelen van Proximus of andere telecombedrijven zich moeten houden.

Het reglement inzake de Chinese Wall en het mededingingsrecht

Het doel van dit reglement is ervoor te zorgen dat de regels om een gezonde concurrentie tussen de telecomoperatoren te handhaven binnen de Proximus Groep geëerbiedigd worden. Enerzijds trekt het een hermetische scheiding op tussen de wholesale- en de retailactiviteiten. Door haar historische positie op de telecommarkt is Proximus namelijk verplicht andere operatoren die in België telecomproducten en -diensten willen aanbieden toegang te bieden tot haar netwerk.  We hebben dan ook interconnectieakkoorden gesloten met de andere operatoren en bieden producten en diensten in wholesale aan. Dat geeft ons onvermijdelijk toegang tot informatie over het verkeer dat via ons netwerk loopt en over de producten en diensten aangeboden door de andere operatoren. De informatie die we in handen krijgen in het kader van onze wholesaleactiviteit mag natuurlijk geenszins worden gebruikt om onze retailactiviteiten te bevorderen. Daarom bestaat er een hermetische scheiding ('Chinese wall') tussen de wholesale-informatie en de retailentiteiten.  Het reglement beschrijft hoe deze Chinese wall georganiseerd wordt. Anderzijds zorgt het reglement ervoor dat de algemene regels van het mededingingsrecht op zowel Belgisch als Europees niveau worden nageleefd. Dit deel van het reglement heeft betrekking op alle personeelsleden met beslissingsbevoegdheid die relaties onderhouden met de concurrentie, klanten of leveranciers, of ermee in contact komen.

Het reglement inzake het regelgevende kader van Proximus

Als autonoom overheidsbedrijf in de telecomsector zijn we onderworpen aan talloze wetten, en meer bepaald aan de wet van 30 juni 2005, die de omzetting is van het Europese kader met betrekking tot de elektronische communicatie. Het reglement dat aan dit regelgevende kader gewijd is, beschrijft de rechten en plichten van de Proximus Groep in dat domein. Het is van kapitaal belang dat alle personeelsleden van de Proximus Groep zich aan deze regels houden.

Het reglement inzake omkoping en belangenconflicten

Bij de uitoefening van hun functie of in hun privéleven kunnen de personeelsleden van de Proximus Groep geconfronteerd worden met situaties waarin hun persoonlijke belangen in strijd zijn met de belangen van de Proximus Groep. Het reglement inzake belangenconflicten geeft een overzicht van deze situaties, reikt richtlijnen aan om ze te herkennen en te vermijden, en legt de regels vast die in een dergelijke situatie van toepassing zijn.  Het basisprincipe is dat de personeelsleden altijd moeten handelen in het belang van de Proximus Groep. Dit principe moet vooral worden nageleefd in het kader van de relaties met onze leveranciers. Het is van essentieel belang dat de leveranciers, die met elkaar concurreren om een commerciële relatie met de Proximus Groep aan te gaan, zich kunnen verlaten op de integriteit van het selectieproces.

Bestrijding van omkoping

De policy inzake de bestrijding van omkoping implementeert het onderstaande principe, dat wordt uiteengezet in de Gedragscode van de Proximus Groep.

We zijn ons bewust van het belang van eerlijke handel. We tolereren geen vermenging van persoonlijke en bedrijfsbelangen. We tolereren geen praktijken als corruptie en omkoping.

Het reglement inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Het respecteren van het geheim van de elektronische communicatie en de privacy van onze klanten is niet alleen een wettelijke verplichting, het is ook bepalend voor het verdienen en behouden van hun vertrouwen. De regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens en het elektronisch communicatiegeheim verplicht Proximus Group om het geheim van elektronische communicatie te beschermen en rekening te houden met verschillende principes bij de verwerking van persoonsgegevens, zoals de principes van rechtmatigheid, behoorlijkheid en transparantie, integriteit en vertrouwelijkheid, enz.

Ons beleid inzake bescherming van persoonsgegevens en elektronisch communicatiegeheim legt de regels vast waardoor Proximus Group deze principes kan naleven.

Het reglement inzake het milieu

Proximus heeft ervoor gekozen zich te gedragen als een onderneming met burgerzin en een verantwoordelijke houding aan te nemen met betrekking tot de milieuproblematiek. We hebben een milieubeleid uitgewerkt en vertaald in een reglement.

Rechten van de mens

Onze Gedragscode, onze waarden en onze gedragingen zijn bovendien geïnspireerd op fundamentele principes zoals die van de Universele verklaring van de rechten van de mens van de Verenigde Naties, het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en het Verdrag van de Verenigde Naties voor de rechten van het kind.

Corruptie

Zoals reeds vermeld in onze Gedragscode verbiedt de Proximus Groep elke vorm van corruptie. Talrijke interne reglementen handelen over deze problematiek, onder meer ons reglement betreffende de relaties van de Proximus Groep met de overheidsinstanties of met de politieke instellingen, ons reglement betreffende belangenconflicten dat bovenop het voornoemde punt, de naleving van bepaalde regels inzake geschenken en gastvrijheid behandelt, en tenslotte ons reglement over aankopen dat onze relaties met onze leveranciers regelt. Wij ontwikkelden tevens een ethisch charter dat door onze leveranciers dient te worden aanvaard.

Compliance Office

De opdracht van het Compliance Office

De opdracht van het Compliance Office is het conformiteitsbeleid van de Proximus Groep concreet gestalte te geven. Het doel van dat beleid is enerzijds om op alle niveaus ethisch verantwoord gedrag, het respect voor de waarden en de naleving van de wet en de interne en externe reglementen aan te moedigen, en anderzijds om onwettig gedrag of gedrag dat in strijd is met de ethische regels te voorkomen en te zorgen voor een kordaat antwoord, mocht dergelijk gedrag zich toch voordoen.

Om de zichtbaarheid van de Conformiteitsstrategie te verbeteren, concentreert het Compliance Office zijn inspanningen op de volgende domeinen:

Duidelijkheid, toegankelijkheid en samenhang van de regels

Het Compliance Office streeft er permanent naar de formulering van de regels die binnen de Proximus Groep van kracht zijn te verbeteren om ze duidelijker, eenvoudiger en begrijpelijker te maken. Het tracht de toegang tot de verschillende reglementen te vergemakkelijken en ervoor te zorgen dat de verschillende interne reglementen een coherent geheel vormen.

Kennis van de regels

Het Compliance Office organiseert communicatie- en opleidingsacties (handleidingen, e-learning, affiches,…) om ervoor te zorgen dat de spelers op het terrein de interne en externe regels die van toepassing zijn op hun activiteit kennen en ze te helpen deze regels te vertalen in aangepaste procedures en gedragingen. Het Compliance Office werkt deze reglementen en procedures jaarlijks bij.

Beheer van het risico van niet-naleving

Op basis van een periodieke en systematische evaluatie van de risico's van niet-naleving in de hele Proximus Groep werkt het Compliance Office preventiestrategieën uit in samenwerking met de betrokken entiteiten.

Tussenkomst in geval van niet-naleving

Het Compliance Office treedt uiteindelijk op als zich een situatie van niet-naleving voordoet (zie hieronder: alarmbelprocedure).

Het Compliance Office governance

Het Compliance Office wordt geleid door de Director Audit Risk Management and Compliance, die rechtstreeks rapporteert aan de Chief Corporate Affairs Officer en rechtstreeks verantwoording aflegt aan de Voorzitter van het Audit- en Toezichtscomité. Dit Comité heeft als opdracht de Raad van Bestuur bij te staan en te adviseren in het kader van de controle op de naleving door de onderneming van de vereisten op wettelijk en regelgevend vlak en de naleving van de Gedragscode.

Alarmbelprocedure

De Proximus Groep heeft een “klokkenluider procedure” ingesteld. Via die procedure kunnen de eigen en ook externe medewerkers alle inbreuken op de Gedragscode, wet- of regelgeving, de interne policies en procedures als volgt op een vertrouwelijke wijze melden:

Scène 1: Klokkenluider in zijn auto op weg naar zijn werk. Klokkenluider parkeert zijn wagen op de parking. Proximus beschouwt integriteit als een van de hoekstenen van zijn DNA

Scène 2: Klokkenluider ziet een verbaasde werkleider kijken naar een arbeider op een ladder in een kruiwagen. De baas van de arbeider geeft geld aan de controleur en zegt hem dat hij zijn mond moet houden. Merkt u misstanden of overtredingen van de gedragscode, intern beleid en procedures, wetten en voorschriften op?

Scène 3: De klokkenluider merkt een collega op in een restaurant met een partner. De collega krijgt volop eten en wijn aangeboden waar hij bij is.

Scène 4: Dezelfde collega (van de klokkenluider) is met een andere partner op een jacht en krijgt een groot cadeau.  De partner en de collega worden het eens over een contract.  "Meewerken aan" of "je ogen sluiten voor" omkoping kan leiden tot disciplinaire sancties, ontslag en strafrechtelijke vervolging.

Scène 5: De klokkenluider wil escaleren naar N+1, maar zijn N+1 is de collega die toevallig de corrupte medewerker was die op het jacht en naar het dure restaurant ging tijdens een biedings- of voorstelproces in de vorige scènes.   Niet geschikt om te escaleren naar je manager? Gebruik een van de klokkenluiderskanalen!

Scène 6: De 4 klokkenluiderskanalen worden getoond:

stuur een e-mail naar whistleblower@proximus.com, telefoneer naar het nummer 0800 45 002, schrijf een brief (fysiek papier met VERTROUWELIJK vermeld op de enveloppe), een fysieke ontmoeting met de Compliance manager

Scène 7: Compliance manager en Investigations Manager bespreken de zaak (vertrouwelijk dossier op bureau met CONFIDENTIAL in het rood) Uw bezorgdheid zal op de meest vertrouwelijke manier behandeld worden.

Scène 8: Animatie waarbij de klokkenluider een e-mail ontvangt (getiteld "Bevestiging van ontvangst"). Als uw identiteit bekend is, krijgt u binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging.

Scène 9: Compliance manager, Investigations Manager, Head of Legal en HR komen samen in een vergaderzaal.  Het scherm toont "zwarte naam" van de klokkenluider... getiteld Whistleblowing Case Nr : WB#28 dan met een paar regels met Mr van wie de naam onzichtbaar is gemaakt reported concern .... Het Klokkenluiderscomité (Compliance, Onderzoeken, Juridische Zaken en HR) bepaalt welke maatregelen moeten worden genomen met betrekking tot de zaak.

Scène 10: Animatie waarin de klokkenluider een e-mail ontvangt met de titel Bevestiging van ontvangst. U wordt binnen een termijn van max. 3 maanden na de ontvangstbevestiging op de hoogte gebracht van het gevolg dat aan de melding is gegeven of gegeven.

Scène 11: Animatie waarin collega's achter de klokkenluider aanrennen. Proximus staat geen enkele vorm van vergelding toe tegen diegenen die te goeder trouw melding maken van een inbreuk of een vermoeden van een inbreuk op de regels of richtlijnen.

Laatste dia: Link naar de procedure op de Compliance sectie van de Proximus.com website - Compliance | Proximus Group.

Contactgegevens voor klokkenluiders:

E-mail: whistleblower@proximus.com, Hotline: 0800 45 002, Hotline indien u van buiten België belt: (+32 800 45 002) 

Email

Klokkenluiders mailbox: whistleblower@proximus.com

Telefoon

Klokkenluiders hotline (Van 09:00 tot 17:00 – van maandag tot vrijdag):

+32 (0) 800 45002

Brief

Zorg ervoor dat u CONFIDENTIAL vermeldt op de enveloppe.

Proximus Group Compliance manager:
Maurizio Carlone, Proximus - Group Compliance
Koning Albert II laan 27
B 1030 Brussel
President of the Audit & Compliance Committee:
Catherine Vandenborre, Proximus – President of the Audit & Compliance Committee
Koning Albert II laan 27
B 1030 Brussel

In persoon

Door een afspraak te maken met de Compliance manager van de Proximus Groep.

Per telefoon door te bellen naar +32 (0) 800 45002

Proximus duldt geen vergelding van gelijk welke aard tegenover wie, te goeder trouw, een inbreuk of een vermoeden van inbreuk op de regels of de richtlijnen meldt.

ISO-certificaten: gegarandeerde kwaliteit

Dankzij onze certificatie conform de normen ISO 9001, ISO 14001 en ISO 27001 bieden wij onze professionele klanten (Niet voor zelfstandigen, vrije beroepen en kleine en middelgrote ondernemingen,+/- 200 werknemers) alle zekerheid en garantie die ze zoeken op vlak van kwaliteit, informatiebeveiliging en milieuvereisten. Van productontwikkeling tot en met klachtenafhandeling wordt de kwaliteit binnen onze processen gewaarborgd. Daarnaast is Proximus op vlak van informatiebeveiliging een betrouwbare partner. Dankzij ons milieu management systeem verlopen onze datacenter operaties (specifiek voor Machelen datacenter) geheel conform de ISO 14001 richtlijnen.

Voor meer informatie stuur een mail naar: CoE ISO Quality Assurance

Naleving van exportcontroles en sancties

Voor de Proximus Group, een in België gevestigd bedrijf met filialen in verschillende landen over de hele wereld, betekent dit dat het zich moet houden aan de U.S., V.N.- en E.U.-regelgeving inzake sancties en embargo's.

Bovendien moeten specifieke regels worden nageleefd met betrekking tot de ongeoorloofde wederuitvoer van goederen, diensten of technologieën naar landen of personen die onderworpen zijn aan exportcontroles of economische sancties, en om geen enkele actie te ondernemen die doelwitten van sancties helpt bij het omzeilen of vermijden van de wettige toepassing van sancties en exportcontroles.

Het is ons beleid om alle redelijke maatregelen te nemen, met inbegrip van de procedures in dit document, om schendingen van de exportcontroles en sancties die op onze bedrijfsactiviteiten van toepassing zijn, op te sporen en te voorkomen.

Beleid inzake overheids-aangelegenheden

Het doel van het Beleid inzake overheids-aangelegenheden is de verantwoordelijkheden, principes en bestuursregels vast te leggen die van toepassing zijn op de relaties van Proximus met overheidsinstanties.

Beleid inzake welzijn

Welzijn is het “zich goed voelen op het werk” en is in onze huidige samenleving van erg groot belang. Het is dan ook evident dat de groep Proximus haar activiteiten kan ontwikkelen met respect voor alle welzijnsdomeinen . Het uitvoeren van een welzijnsbeleid zien wij dan ook als een essentiële opdracht, die deel uitmaakt van onze algemene strategie en ons bedrijfsbeleid. Het welzijn van iedere werknemer kan immers enkel bijdragen tot het succes van onze activiteiten en de prestaties van onze onderneming.