Whistleblowing procedure

Scène 1: Klokkenluider in zijn auto op weg naar zijn werk. Klokkenluider parkeert zijn wagen op de parking. Proximus beschouwt integriteit als een van de hoekstenen van zijn DNA.

Scène 2: Klokkenluider ziet een verbaasde werkleider kijken naar een arbeider op een ladder in een kruiwagen. De baas van de arbeider geeft geld aan de controleur en zegt hem dat hij zijn mond moet houden. Merk je misstanden of overtredingen van de gedragscode, intern beleid en procedures, wetten en voorschriften op?

Scène 3: De klokkenluider merkt een collega op in een restaurant met een partner. De collega krijgt volop eten en wijn aangeboden waar hij bij is.

Scène 4: Dezelfde collega (van de klokkenluider) is met een andere partner op een jacht en krijgt een groot cadeau.  De partner en de collega worden het eens over een contract. 'Meewerken aan' of 'je ogen sluiten voor' omkoping kan leiden tot disciplinaire sancties, ontslag en strafrechtelijke vervolging.

Scène 5: De klokkenluider wil escaleren naar N+1, maar zijn N+1 is de collega die toevallig de corrupte medewerker was die op het jacht en naar het dure restaurant ging tijdens een biedings- of voorstelproces in de vorige scènes. Niet geschikt om te escaleren naar je manager? Gebruik een van de klokkenluiderskanalen!

Scène 6: De 4 klokkenluiderskanalen worden getoond:

stuur een e-mail naar whistleblower@proximus.com

telefoneer naar het nummer 0800 45 002

schrijf een brief (op papier met VERTROUWELIJK vermeld op de enveloppe)

vraag een persoonlijke ontmoeting met de Compliance manager

Scène 7: Compliance Manager en Investigations Manager bespreken de zaak (vertrouwelijk dossier op bureau met CONFIDENTIAL in het rood). Je bezorgdheid zal op de meest vertrouwelijke manier behandeld worden.

Scène 8: animatie waarbij de klokkenluider een e-mail ontvangt (getiteld 'Bevestiging van ontvangst'). Als je identiteit bekend is, krijg je binnen 7 dagen een ontvangstbevestiging.

Scène 9: Compliance Manager, Investigations Manager, Head of Legal en HR komen samen in een vergaderzaal. Het scherm toont 'zwarte naam' van de klokkenluider… getiteld 'Whistleblowing Case Nr: WB#28', dan met een paar regels met 'Mr' van wie de naam onzichtbaar is gemaakt, 'reported concern …'. Het Klokkenluiderscomité (Compliance, Investigations, Legal Affairs en HR) bepaalt welke maatregelen moeten worden genomen met betrekking tot de zaak.

Scène 10: animatie waarin de klokkenluider een e-mail ontvangt met de titel 'Bevestiging van ontvangst'. Je wordt binnen een termijn van max. 3 maanden na de ontvangstbevestiging op de hoogte gebracht van het gevolg dat aan de melding is gegeven of gegeven.

Scène 11: animatie waarin collega's achter de klokkenluider aanrennen. Proximus staat geen enkele vorm van vergelding toe tegen diegenen die te goeder trouw melding maken van een inbreuk of een vermoeden van een inbreuk op de regels of richtlijnen.

Laatste dia: link naar de procedure op de Compliance-sectie van de Proximus.com website - Compliance | Proximus Group.

Contactgegevens voor klokkenluiders:

E-mail: whistleblower@proximus.com
Hotline: 0800 45 002 (als je van buiten België belt: +32 800 45 002)